DAS ZIEL

Mehr Transparenz für die Kanzleileitung zu aktuellen Aufgaben, Fristen und erledigten Tätigkeiten des Teams in Echtzeit.

DIE IST-SITUATION

Die Kanzlei mit einer Größe von etwa 10 Mitarbeitern und einer starken operativen Einbindung der Kanzleileitung stand vor der Herausforderung, dass die Leitung über keine eindeutige Übersicht verfügte, woran das Team arbeitet und ob die richtigen Prioritäten und Fristen eingehalten werden, ohne dass Mandanten sich beschweren. Ein halbwegs fundierter Informationsstand gelang nur mit manuellem Aufwand und intensiven Gesprächen. Diese Situation wurde insbesondere durch Mandantenanfragen zu Zeiten von COVID-19 intensiviert.


UNSER WEG

Die Kanzlei mit einer Größe von etwa 10 Mitarbeitern und einer starken operativen Einbindung der Kanzleileitung stand vor der Herausforderung, dass die Leitung über keine eindeutige Übersicht verfügte, woran das Team arbeitet und ob die richtigen Prioritäten und Fristen eingehalten werden, ohne dass Mandanten sich beschweren. Ein halbwegs fundierter Informationsstand gelang nur mit manuellem Aufwand und intensiven Gesprächen. Diese Situation wurde insbesondere durch Mandantenanfragen zu Zeiten von COVID-19 intensiviert.

1.

Dokumentation aller Fristen & wiederkehrenden Aufgaben 

Im ersten Schritt verschafften wir uns einen Überblick über alle anstehenden und wiederkehrenden Aufgaben inkl. der Verantwortlichkeiten.

2.

Kanzlei-Management Portal

Wir führten ein Kanzlei-Management Portal ein und übertrugen alle Aufgaben der Kanzlei mit den verantwortlichen Personen ein.

3.

SCHULUNG

Innerhalb von 2 Stunden schulten wir die Kanzleileitung, sodass das Team und alle Aufgaben intuitiv gesteuert wurden. Damit jeder Mitarbeiter seine eigenen Aufgaben ins Portal eintragen und immer auf dem Schirm hat, wurde eine individuelle Anleitung erstellt und eine Schulung durchgeführt.

ERGEBNIS

„Durch die Einführung des sehr intuitiven Kanzleiportals sparen wir als Kanzleileitung mehr als 10 Stunden/Woche an Kommunikation für Aufgaben, Fristen und Mandatsanfragen. Das Team ist durch die Einfachheit begeistert und wir können zu jedem Zeitpunkt Aufgaben nachverfolgen und gezielt managen. Am Ende jeden Tags/Woche/Monat sehen wir, welche Aufgaben vom gesamten Team erledigt wurden und welche noch offen sind. So sehen wir am Ende eines definierten Zeitabschnitts, welcher Mitarbeiter an welchen Themen gearbeitet hat und können den Fortschritt datenbasiert und nicht nach Gefühl (weil ein Mandant sich beispielsweise diese Woche nicht beschwert hat) bewerten - ohne mit jemandem kommunizieren zu müssen.“

Überblick über die Kanzlei in Echtzeit

Zeitersparnis: 10Std/ Woche

IHRE NÄCHSTEN SCHRITTE

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