DAS ZIEL

Klare Arbeitsablaufbeschreibungen und Standardisierungen, sodass keine Aufgaben und Mandanten personenabhängig sind

DIE IST-SITUATION

Bei Start des Projekts trafen wir auf eine Kanzlei mit gutem Mandantenstamm und entsprechend hohen Umsätzen. Allerdings handelte es sich bei den Mitarbeitern, um Personen mit unterschiedlicher Kanzleierfahrung und differenzierten Vorgehensweisen bei der Bearbeitung der Finanz- und Lohnbuchhaltung, bei Gesprächen mit Mandanten und bei der Gestaltung der Arbeitsplanung. Entsprechend hoch war die Herausforderung bei Urlaubs- und Krankheitsvertretungen den aktuellen Stand der Bearbeitung zu erfahren und die eigene Vorgehensweise an die zu vertretende Person anzupassen.


UNSER WEG

Um Ablaufbeschreibungen zu dokumentieren und im nächsten Schritt kanzleiübergreifend zu standardisieren und diese dann zentral in einem Kanzlei-Wiki abzulegen, sind folgende Tätigkeiten durchgeführt worden

1.

Bestandsaufnahme aller wichtigen Prozesse

Im ersten Schritt haben wir alle elementaren Prozesse mit der Kanzleileitung, dem Sekretariat und den Steuerfachangestellten aufgenommen

2.

Detaillierung der Prozessschritte

Wir dokumentierten die wichtigsten Prozesse und die dazugehörigen Arbeitsschritte aus Perspektive der jeweiligen Verantwortlichen

3.

Durchführung eines gemeinsamen Workshops

Durchführung eines Workshops, um den idealen Ablauf eines Prozesses als Team festzuhalten, gemeinsam abzusegnen und einzuführen

4.

Einführung in das Kanzlei-Wiki

Einführung eines Kanzlei-Wikis, um das gesamte Wissen der Kanzlei und ihrer Abläufe digital abzubilden

ERGEBNIS

„Durch die Dokumentation aller Abläufe und den eingeführten Kontrollmechanismen sinkt die Anzahl manueller Fehler. Die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigt rapide, weil jeder die Möglichkeit hat das wertvolle Wissen der Kanzlei im Wiki schnell nachzuschlagen, um eine Lösung für das entstandene Problem zu finden. Die Anzahl an Arbeitsunterbrechungen ist signifikant gesunken und die Produktivität kanzleiübergreifend um etwa 30% gestiegen.“

Produktivität

+30%

IHRE NÄCHSTEN SCHRITTE

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